Тендер представляет собой заявку, сделанную потенциальным поставщиком в ответ на приглашение к участию в тендере. Он делает предложение на поставку товаров или услуг, включая цену и предложения о том, как будут удовлетворены требования, если они были запрошены.

Приглашение к участию в тендере предоставляет потенциальным поставщикам тендерную документацию с указанием информации, необходимой для подготовки их предложения. Чрезвычайно важно, чтобы тендерные документы были полными и понятными, если необходимо получить реалистичные цены, что повысит вероятность того, что проект будет придерживаться бюджета после начала работ, и уменьшит вероятность недоразумений, ошибок и претензий. Технический заказчик в Москве поможет правильно оформить всю необходимую документацию.

Тендерные документы могут включать:

Письмо-приглашение на тендер;
Форма тендера (официальное подтверждение того, что поставщик понимает и принимает условия условий тендерной документации);
Предварительные условия (предоставление описания проекта, позволяющего поставщику оценить затраты, которые, хотя они и не являются частью какого-либо из пакета работ, требуемых по контракту, требуются методом и обстоятельствами работ, такими как общие завод, персонал на площадке и объекты социального обеспечения);
Форма договора, которая будет использоваться, условия договора и любые изменения. Это может включать модель, позволяющую вносить поправки, если используется информационное моделирование зданий (BIM), чтобы сделать протокол BIM частью контрактной документации;
Информационные требования работодателя, если используется BIM (определение информации, которая потребуется для разработки проекта и для эксплуатации завершенного построенного актива);
Документ о ценах тендера (или анализ суммы контракта по проектированию и строительству). Это устанавливает способ, которым потенциальные поставщики должны разбивать свою общую цену тендера, и фактически представляет собой бесценную спецификацию;
График рисования;
Проектные чертежи и, возможно, существующая информационная модель здания;
Технические характеристики и
По контрактам на управление строительством, тендерная документация для торговых контрактов может включать в себя магистерскую программу менеджера по строительству.
Необходимо следить за тем, чтобы документы были непротиворечивыми, чтобы избежать какой-либо возможности неверного толкования или двусмысленности. Копии тендерной документации должны храниться для записи. Может быть целесообразно направить соответствующие документы непосредственно субподрядчикам, указанным в тендерной документации и сообщающим поставщику тендера, что это было сделано, поэтому они сами не должны этого делать.

Смотрите также: Распространенные ошибки в строительных тендерах.

В более крупных или более сложных проектах тендерная документация должна быть разбита на серию пакетов (даже если будет только один основной контракт), каждый со своими собственными проектными чертежами и спецификациями, подходящими для выдачи основным подрядчиком потенциальным субподрядчикам. подрядчики. Это облегчает тендер по цене для подрядчика, и клиенту легче сравнивать тендеры, например, оценивая способы распределения затрат между разными поставщиками, что может быть полезно при последующих переговорах.

Когда это сделано, важно убедиться, что интерфейсы между пакетами правильно идентифицированы и четко распределены по тому или иному пакету. Наличие слишком большого количества пакетов увеличивает количество интерфейсов и, следовательно, потенциальные проблемы.

Поставщики должны будут сами оценить тендерные документы, прежде чем отправлять их субподрядчикам, чтобы они оценили и возвратили. Это может занять некоторое время, поэтому рекомендуется при настройке шкалы времени учитывать, насколько сложной может быть цепочка поставок и насколько важно, чтобы ответы были получены быстро.

Интервью в середине тендера могут быть организованы, чтобы дать возможность уточнить вопросы, которые в противном случае могли бы привести к неточному представлению тендера; они также могут дать клиенту понимание потенциальных проблем или возможностей в проекте, как это описано в тендерной документации. Ответы на вопросы, заданные в ходе тендерного процесса, могут привести к уточнению или изменению тендерной документации, что также может привести к продлению тендерного периода. В ходе тендера лучше выделить достаточно времени для изучения возможностей и выяснения проблем, поскольку итоговые тендеры будут лучше подготовлены и, скорее всего, сэкономят время и деньги позже.

После получения и оценки предложений могут проводиться дополнительные собеседования.

После определения предпочтительного поставщика может быть проведено совещание по урегулированию тендера для вступления в переговоры. Это может привести к дальнейшей корректировке тендерной документации и представлению пересмотренного тендера.