Управление персоналом (workflow) — это интегрированный набор процессов, которые компания использует для оптимизации производительности своих сотрудников. WFM включает в себя эффективное прогнозирование потребностей в рабочей силе, а также создание и управление штатными расписаниями для выполнения конкретной задачи на ежедневной и почасовой основе.

Важность управления персоналом
Системы WFM позволяют организациям получить представление о таких бизнес-показателях, как точное количество сотрудников, необходимое для выполнения определенной работы в данное время дня, недели или месяца. Это также помогает отслеживать ежедневную работу сотрудников.

Например, в контакт-центре WFM помогает максимизировать использование труда агентов, прогнозируя объем транзакций — звонков, сообщений или электронных писем — и составляя расписание правильного количества операторов с надлежащими навыками в нужное время для обработки ожидаемого объем транзакций.

Процессы управления персоналом
Комплексная система управления персоналом включает в себя ряд мероприятий в более широкой структуре управления персоналом (HRM), таких как:

Прогнозирование и составление бюджета. Прогнозирование — это информация о том, сколько и какие ресурсы персонала необходимы для конкретного проекта в определенное время года, например, в связи с повышением сезонного или праздничного спроса. Бюджетирование — это знание того, сколько персонала компания может иметь под рукой. WFM позволяет компаниям использовать рассчитанные прогнозы для оптимизации развертывания персонала и балансировки рабочей нагрузки по мере изменения потребностей в рабочей силе.
Планирование персонала. Планирование является важным аспектом WFM, поскольку позволяет компаниям автоматизировать подбор персонала на основе всех переменных бизнеса, таких как отпуск, доступность, рабочая нагрузка и отсутствие. В прошлом составление расписания персонала осуществлялось вручную. Без надежной системы WFM это было трудоемким, неэффективным и часто оставляющим компании неуверенными в критических ситуациях.
Время и посещаемость. Отслеживание времени и посещаемости с использованием инструментов и процессов WFM выявляет схемы посещаемости и помогает компаниям лучше прогнозировать изменения спроса и управлять запланированным и незапланированным отсутствием и / или отпуском персонала. Анализируя данные WFM, компании могут выявить потенциальные пробелы в охвате, повысить точность расчета заработной платы и решить проблемы хронического отсутствия и опозданий.
Управление эффективностью работы сотрудников — WFM дает компаниям лучшее понимание уровней вовлеченности сотрудников, чтобы они могли лучше сосредоточиться на том, что влияет на производительность сотрудников. Понимание того, как работают отдельные сотрудники, помогает работодателям поощрять сотрудников, которые превосходят ожидания таким образом, чтобы соответствовать тому, что они ценят больше всего.
Соответствие требованиям. Отслеживание соответствия является одной из самых сложных и потенциально дорогостоящих областей WFM. Несоблюдение государственных, федеральных и местных законов о занятости может привести к штрафам и судебным искам работников. Вопросы соблюдения также включают отслеживание необходимых сертификатов и обучение для конкретных ролей, пропущенных перерывов, трудовых стандартов, требований семейного / больничного листа и профсоюзных соглашений.
Управление заработной платой и льготами — WFM сокращает ручное начисление заработной платы и администрирование льгот благодаря наличию настраиваемых отчетов, готовых к аудиту, делает процессы и расчеты заработной платы быстрее и проще. Управление персоналом также обеспечивает возможность мгновенных платежей, таких как выплаты в конце смены и синхронизация расписаний с платежной ведомостью.
Планирование отпуска и отпуска — инструменты и процессы WFM позволяют компаниям отслеживать уровень персонала и обрабатывать запросы и согласования в нерабочее время в цифровой форме. Используя автоматизацию и анализ данных, компании могут использовать WFM для управления и отслеживания остатков отпусков, оплачиваемого нерабочего времени (PTO), отсутствий, календарей нерабочего времени, конфликтов в расписании и времени в банке.